Business case: Интерне комуникације НИС-а у доба кризе

HR World, регионална заједница HR професионалаца, издвојила је нашу компанију као добар пример интерног информисања запослених током епидемије вируса COVID-19 и ванредног стања у нашој земљи. Наше колеге из Департмана за интерне комуникације су у тексту пред вама поделиле своја искуства у овом подухвату.

Свака криза је прилика – крилатица је којом се Департман за интерне комуникације НИС-а води у свакој кризној ситуацији, па смо тако и кризу изазвану пандемијом одмах схватили као шансу да будемо још бољи у послу који радимо. Наша мисија за време ванредног стања била је пре свега да информишемо, а потом и да мотивишемо и пружимо подршку нашим колегама у новим ванредним околностима. Са циљем да сви останемо повезани, и да што лакше прихватимо промене и нове радне околности, интерне комуникације су учиниле много више од само пуког информисања.

Изазов са којим смо се сусрели: Било је извесно да ће ванредно стање у Србији бити уведено, па смо унапред припремили комуникациони план и кључне кораке рада, како би све канале информисања прилагодили новонасталој ситуацији и новим циљевима. Најважнији циљ био је да око 12.000 колега широм Србије и региона, без обзира на то да ли раде у рафинерији, на бушотинама, бензинским станицама или од куће, одмах информишемо о новим мерама заштите и начинима превенције вируса, као и о променама у раду компаније. Највећи изазов био нам је да им, уз све те информације, пружимо и осећај повезаности и сигурности. Информације су морале да буду послате брзо и ка свима. И то је посебно било изазовно јер велики број колега ради на терену и немају свакодневни приступ „онлине“ каналима.

Решење: Креирање и пласирање разноврсног садржаја на нашем интерном Порталу и појачана употреба offline канала информисања, обележили су наш рад за време ванредног стања.  

Од самог старта здравље и безбедност запослених су на првом месту, па су тако најважније информације које смо комуницирали биле оне о мерама заштите, инструкцијама о понашању у случају симптома или сумњивих контакта. Промене у раду компаније су биле свакодневне – промена радног времена, пребацивање више од 3000 људи на рад од куће, ношење нове заштитне опреме, дезинфекција свих објеката, затим увођење дозвола за рад у време полицијског часа и многе друге административне и HR промене биле су такође теме за комуникацију.

Када је реч о интерном Порталу, по увођењу ванредног стања лансирали смо унапред креирану секцију “Коронавирус – све информације на једном месту”. Након само неколико дана ова секција била је међу најчитанијима на нашем Порталу, што је показало да је потреба за информацијама велика.

С друге стране, знали смо да велики број колега нема приступ Порталу или службеном мејлу, па смо инфо табле користили чешће (2-3 пута недељно) и тако омогућили да и наши теренци буду правовремено информисани. Слање СМС-а одиграло је велику улогу јер смо веома брзо могли да пошаљемо кратке и јасне поруке, важне информације, подсетнике и савете.

Важан канал били су и руководиоци свих нивоа и ова криза је показала колико је сваки линијски руководилац важна карика у раду једне компаније. Сви они показали су велику одговорност у пружању подршке својим тимовима, али су и делили све информације које смо им слали путем посебно креираног Инфопакета за руководиоце. Поред информација за запослене, руководиоцима смо пружали и савете и препоруке за рад у неизвесним околностима.

Значај и улога лидера су кључни у кризи, па смо тако, у сарадњи са генералним директором и осталим топ менаџерима, кроз различите канале континуирано слали поруке подршке и давали пример понашања у новонасталој ситуацији. Путем мноштва видео и текстуалних формата слали смо поруке сигурности и заједништва. Наш Департман је и део кровне компанијске кампање #NIStesami, којом смо, из нашег угла, желели да олакшамо запосленима упознавање са измењеним условима рада, али и да посебну подршку пружимо колегама које су свакодневно радиле на терену. Кроз серију интервјуа “Ванредно са”, са колегама из многих организационих делова разговарали смо о томе како изгледа њихов дан на пумпи, бушотини, рафинерији или код куће, шта се променило и шта их мотивише да и у овим тешким временима предано обављају свој посао. Почетни период са собом је носио велики број информација и промена у вези са пословањем, али смо га такође искористили да колеге подстакнемо да време код куће проведу на користан и забаван начин. Тако су се у склопу нашег Портала убрзо нашли и савети о томе како креативно провести време са децом различитог узраста, хобијима, савети за рад од куће, вежбању у кућним условима, као и позиви колегама да препоруче своје омиљене књиге, филмове, серије или занимљиве рецепте које су испробали у изолацији, што је посебно подстакло интеракцију међу њима.

Ово је за нас била идеална прилика и за лансирање новог формата комуникације који је показао изузетан потенцијал – НИС подкаст.

Овим путем смо се, између осталог, бавили менталним здрављем и породичним односима. Још једна новина је и наша прва интерна „питалица“ за најмлађе. Позвали смо колеге да нам шаљу видео одговоре својих малишана на питања шта су коронавирус и ванредно стање, а које смо потом објавили на нашем Порталу. Реакције колега показале су колико је важно забавити се и одржати ведар дух и у нелагодним ситуацијама.

Утицај, резултати: Иако је ванредно стање прошло и сви се постепено враћамо у стандардне животне токове, комуникација наставља да буде један од кључних елемената функционисања НИС-а и у будућности. Месеци који су за нама показали су важност интерне комуникације, али и да она мора да буде јасна, отворена и транспарентна. Такође, у кризи је подршка лидера кључна.

Шта смо научили? Да брзо можемо да дефинишемо приоритете и доносимо важне одлуке. Да делотворна интерна комуникација иде природно када човека ставимо у центар организације јер то отвара дијалог, гаји искреност и подстиче ефикасност и мотивисаност.